La digitalización sigue avanzando en España y, con ella, llegan cambios importantes para autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes). Uno de los más relevantes es la implantación obligatoria de la factura electrónica, una medida incluida en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como «Ley Crea y Crece». Su objetivo principal es modernizar la gestión empresarial, mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales y combatir la morosidad. Pero, ¿en qué consiste esta obligación y cómo afectará a los negocios?
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Se genera, envía y almacena mediante sistemas informáticos, facilitando su integración con los procesos contables y administrativos de los negocios. Su formato estandarizado permite una mejor comunicación entre empresas y con la Administración Pública, reduciendo los tiempos de procesamiento y eliminando errores derivados del uso de documentos físicos.
¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad?
El Gobierno ha establecido un calendario gradual para la aplicación de la factura electrónica:
- Grandes empresas: aquellas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán adaptarse en un plazo de un año desde la aprobación del reglamento que desarrolle esta medida. Se prevé que esto ocurra en 2025.
- Autónomos y pymes: dispondrán de un plazo de tres años desde la aprobación del reglamento. Esto significa que, a partir de 1 de enero de 2026, será obligatoria para todos los negocios.
Beneficios de la factura electrónica
La implantación de la factura electrónica no solo responde a una exigencia legal, sino que también aporta múltiples ventajas para las empresas y autónomos:
- Mayor eficiencia: la automatización de la facturación reduce los errores humanos y agiliza la gestión administrativa.
- Ahorro de costes: disminuye el gasto en papel, impresión y almacenamiento, además de reducir el tiempo dedicado a la gestión de facturas.
- Reducción de la morosidad: al contar con una trazabilidad electrónica, se facilita el seguimiento de pagos y se reducen los retrasos en los cobros.
- Seguridad y control fiscal: minimiza el riesgo de fraude, facilita la inspección por parte de la Agencia Tributaria y mejora la transparencia en las transacciones.
- Sostenibilidad: al reducir el consumo de papel, la factura electrónica contribuye a una operación más ecológica y responsable con el medio ambiente.
¿Cómo pueden prepararse autónomos y pymes?
Para garantizar una transición sin complicaciones hacia la facturación electrónica, es recomendable seguir algunos pasos clave:
- Formarse en facturación digital: es fundamental conocer cómo funcionan los sistemas de facturación electrónica y qué requisitos legales deben cumplir.
- Seleccionar un software adecuado: optar por un programa de facturación certificado y que cumpla con los requisitos exigidos por la Administración.
- Actualizar los procesos contables: adaptar la gestión financiera a los nuevos formatos digitales.
- Asesorarse con expertos: contar con el apoyo de asesores fiscales y contables especializados en digitalización puede facilitar la adaptación.
Obligaciones legales y certificaciones
Para garantizar la autenticidad y seguridad de las facturas electrónicas, estas deberán cumplir con requisitos específicos, como el uso de formatos estandarizados (Facturae, XML o UBL) y la firma electrónica avanzada. Además, los sistemas de facturación utilizados deberán estar certificados por la Agencia Tributaria.
Según el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, los programas de facturación deben cumplir con requisitos específicos de integridad, autenticidad y legibilidad. Estos sistemas también deben permitir el acceso a la información por parte de la Agencia Tributaria en caso de inspecciones.
Consecuencias por no adaptarse a la normativa
El incumplimiento de la obligación de emitir factura electrónica podría conllevar sanciones económicas, dependiendo de la gravedad del incumplimiento. Por ello, es crucial que autónomos y pymes se preparen con antelación para evitar posibles multas y problemas fiscales.
Conclusión
La factura electrónica es mucho más que un requisito legal: representa una oportunidad para modernizar la gestión empresarial, mejorar la eficiencia y reducir costes. La adaptación a este nuevo sistema permitirá a autónomos y pymes operar de manera más ágil, segura y sostenible.
En Centro Consulting Zaragoza, estamos comprometidos con la digitalización de los negocios y ofrecemos asesoramiento personalizado para facilitar la transición a la facturación electrónica.
Para más información sobre los requisitos y plazos de implantación, puedes consultar el BOE en el siguiente enlace: boe.es
La digitalización es el futuro. Prepararse ahora garantizará un negocio más eficiente y competitivo en los próximos años.