Desde abril de 2021, toda empresa con trabajadores en España está obligada a tener un registro retributivo, sin importar si tiene un empleado o quinientos. No es una obligación que dependa del tamaño de la plantilla, ni una recomendación de buenas prácticas: es un documento exigido por ley, y la Inspección de Trabajo lo pide con más frecuencia cada año.
El registro retributivo obligatorio nace del Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva, que desarrolla el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores. Su función es simple de enunciar y más laboriosa de cumplir correctamente: dejar constancia de los salarios de toda la plantilla, desglosados por sexo, para poder detectar si existe una brecha salarial injustificada entre hombres y mujeres.
En Centro Consulting ayudamos a empresas de Zaragoza a tener su registro retributivo actualizado y bien estructurado, evitando tanto la sanción como el desgaste de improvisarlo cuando ya ha llegado un requerimiento. En esta guía explicamos qué debe contener, quién está obligado y qué ocurre si no se tiene.
¿Qué es el registro retributivo y para qué sirve?
El registro retributivo es el documento donde una empresa recoge los valores salariales de toda su plantilla (salario base, complementos y percepciones extrasalariales) desglosados por sexo y organizados por grupo profesional, categoría o puesto de trabajo equivalente. Su objetivo es detectar si existe una diferencia retributiva entre hombres y mujeres que realizan un trabajo de igual valor.
No es obligatorio que el registro identifique el salario individual de cada persona: la normativa exige valores medios, no nominales, precisamente para proteger la privacidad de los trabajadores. Lo que sí es obligatorio es que esos valores se calculen bien, se desglosen por sexo y se puedan comparar entre puestos comparables.
Empresas obligadas a tener registro retributivo
Todas las empresas están obligadas, con independencia del número de trabajadores, incluso si toda la plantilla es del mismo sexo o si solo hay una persona contratada. La obligación afecta también a la retribución del personal directivo y los altos cargos.
Las empresas de 50 o más trabajadores tienen, además, una obligación adicional: elaborar un plan de igualdad (Real Decreto 901/2020) que incluya una auditoría retributiva completa, con diagnóstico, objetivos, medidas correctoras y calendario de aplicación. Este plan debe registrarse en el REGCON y tiene una vigencia máxima de cuatro años.
Señales de que tu registro retributivo no está en regla
Muchas empresas tienen «algo parecido» a un registro retributivo, pero no cumple lo que exige la norma. Revisa si te encuentras en alguno de estos casos:
- Tienes un documento con los sueldos, pero no está desglosado por sexo.
- Solo incluye el salario base y deja fuera complementos o percepciones extrasalariales.
- No has vuelto a actualizarlo desde que lo creaste, aunque haya habido cambios de plantilla o de política retributiva.
- Nunca has consultado a los representantes legales de los trabajadores antes de elaborarlo o modificarlo.
- No sabrías generarlo en el momento si mañana te lo pidiera la Inspección de Trabajo.
Qué debe incluir el registro retributivo
El registro debe reflejar, para cada grupo profesional, categoría o puesto de trabajo de igual valor, la información salarial desagregada por sexo. En concreto, debe recoger:
- Salario base: la retribución fijada por convenio colectivo o contrato individual.
- Complementos salariales: antigüedad, titulación, idiomas, nocturnidad, peligrosidad, turnicidad, incentivos, comisiones y horas extraordinarias.
- Percepciones extrasalariales: dietas, plus de transporte, tickets restaurante, seguros médicos y conceptos similares.
- La media aritmética y, según el criterio consolidado por el Tribunal Supremo, también conviene calcular la mediana de cada concepto, para no distorsionar el análisis con salarios especialmente altos o bajos.
Cuando la diferencia entre la retribución media de hombres y mujeres en una misma categoría supera el 25%, la empresa debe incluir en el registro una justificación objetiva de esa diferencia, basada en criterios ajenos al sexo: antigüedad, valoración distinta del puesto, complementos por rendimiento individual, entre otros.
¿Cómo se determina que dos puestos son de «igual valor»?
No basta con fijarse en el nombre del puesto. Legalmente, dos trabajos se consideran de igual valor cuando coinciden la naturaleza de las funciones, los requisitos de formación y experiencia exigidos, y las condiciones en las que se desarrolla el trabajo.
Dos puestos con nombres distintos (por ejemplo, «administrativo» y «coordinador de área») pueden tener un valor equivalente si sus funciones y responsabilidades son comparables, y agruparlos mal es uno de los errores más habituales al preparar el registro.
Actualización del registro retributivo: cuándo y cómo
El registro debe actualizarse anualmente, incorporando las remuneraciones percibidas por la plantilla durante el ejercicio anterior. Si se produce un cambio sustancial en la política retributiva (una modificación que afecte a toda la plantilla o que tenga carácter colectivo) hay que actualizarlo también, aunque no haya terminado el año.
Antes de elaborar el registro por primera vez, y también antes de modificarlo, la empresa debe consultar a la representación legal de los trabajadores con al menos diez días de antelación. El documento, además, debe estar siempre disponible para que la Inspección de Trabajo pueda solicitarlo en cualquier momento.
Sanciones por no tener el registro retributivo actualizado
La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica dos escenarios distintos:
- No disponer del registro retributivo, o no tenerlo actualizado, se considera infracción grave, con multas que van de 751 € a 7.500 €.
- Si además la Inspección detecta una discriminación salarial por razón de sexo, la infracción pasa a ser muy grave, con multas de 7.501 € a 225.018 €, según la gravedad del caso.
Más allá de la multa económica, una sanción de este tipo puede implicar la pérdida de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social y la exclusión de contratos con la Administración Pública.
Registro retributivo y auditoría retributiva: no son lo mismo
El registro retributivo es una obligación para todas las empresas y consiste en documentar los datos salariales.
La auditoría retributiva es un análisis más profundo, obligatorio solo para empresas de 50 o más trabajadores dentro de su plan de igualdad, orientado a detectar y corregir desigualdades, no solo a documentarlas. Confundir ambos conceptos es habitual, pero tienen alcance y periodicidad distintos.
Centro Consulting, tu asesoría laboral en Zaragoza
En Centro Consulting ayudamos a empresas a preparar y mantener actualizado su registro retributivo, con los conceptos salariales bien clasificados y las comparaciones hechas entre puestos realmente equivalentes.
Nuestro equipo de asesoría laboral en Zaragoza revisa tu estructura salarial antes de que se convierta en un problema ante una inspección.
Si no tienes claro si tu registro retributivo cumple con todo lo que exige la ley, contacta con nosotros y lo revisamos juntos.
Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo
¿Qué es el registro retributivo?
Es el documento obligatorio en el que una empresa recoge los valores medios de los salarios, complementos y percepciones extrasalariales de su plantilla, desglosados por sexo, para detectar posibles diferencias salariales entre hombres y mujeres.
¿Todas las empresas deben tener registro retributivo?
Sí, todas las empresas con trabajadores están obligadas, con independencia de su tamaño, desde el primer empleado contratado.
¿Es obligatorio hacer un plan de igualdad además del registro retributivo?
Solo para empresas de 50 o más trabajadores. En ese caso, el plan de igualdad debe incluir una auditoría retributiva, un análisis más completo que el registro básico.
¿Cada cuánto hay que actualizar el registro retributivo?
Como mínimo una vez al año, y siempre que se produzca un cambio sustancial en la política retributiva de la empresa.
¿Qué pasa si mi empresa no tiene registro retributivo?
Puede suponer una infracción grave, con multas de 751 € a 7.500 €. Si además se detecta discriminación salarial por razón de sexo, la infracción se considera muy grave, con multas de hasta 225.018 €.
¿El registro retributivo puede hacerse en una hoja de Excel?
Sí, especialmente en empresas pequeñas. El formato no es lo determinante; lo importante es que los conceptos estén bien clasificados, los datos desglosados por sexo y los cálculos de medias correctamente hechos por grupo o puesto comparable.
¿Quién puede pedir el registro retributivo de mi empresa?
La representación legal de los trabajadores, en los términos que marca la ley, y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier actuación inspectora.
